Faktor sukses dalam migrasi yang dilakukan berbagai perusahaan dan instansi tersebut adalah dukungan penuh dari pihak manajemen, kesiapan tim IT untuk mempersiapkan migrasi dan persiapan yang matang. Migrasi dari Windows ke Linux memang tidak mudah dilakukan, namun bukan tidak mungkin.
Studi kasus terbaru adalah migrasi ke Linux yang dilakukan di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. UGM Go Open Source atau UGOS yang sedang dilakukan secara bertahap pada tiap fakultas. Proses yang dilakukan adalah sebagai berikut. Proses migrasi UGM Goes Open Source, tidak selalu berhubungan dengan masalah teknis. Karena diharapkan pasca migrasi pengguna telah terbiasa menggunakan sistem operasi Linux. Dengan mengedepankan asas kenyamanan pengguna, maka migrasi dilakukan secara bertahap namun tetap memiliki target penyelesaian.
1 Koordinasi, tahap ini merupakan proses lobi dengan unit kerja yang akan dimigrasi. Dalam tahapan ini, tim UGOS melakukan koordinasi dan memberitahukan proses migrasi bertahap kepada unit kerja yang akan dimigrasi.
2 Roadshow/demo, setelah proses koordinasi, biasanya unit kerja mengirimkan permintaan untuk roadshow bahkan terkadang langsung memasuki tahap survey tanpa melalui tahapan ini. Dalam roadshow tim UGOS memberikan seluruh informasi mengenai kelebihan dan kekurangan migrasi ke open source, selain itu juga merupakan sosialisasi proses dan program UGM Goes Open Source kepada unit kerja yang akan dimigrasi.
3 Survey pertama, merupakan survey untuk mendapatkan informasi tentang hardware dari pengguna, sehingga dengan informasi yang didapat dapat memberi kemudahan untuk mengetahui kompabilitas hardware dari setiap PC. Selain itu juga bertujuan untuk mencegah kesalahan dalam proses instalasi sistem Linux.
4 Survey kedua, merupakan survey kebutuhan dan tingkat kemahiran pengguna terhadap aplikasi tertentu, sehingga tim UGOS dapat menentukan apakah PC pengguna tersebut layak dimigrasi atau tidak. Jika tidak dapat dimigrasi biasanya hanya permasalahan aplikasi tertentu yang tidak dapat berjalan di sistem operasi Linux. Informasi yang didapat dari hasil survey juga digunakan untuk menentukan aplikasi pengganti bagi pengguna.
5 Olah data, merupakan tahap pengolahan data dan informasi yang kami peroleh dari hasil survey. Dari sini tim UGOS melakukan studi kelayakan migrasi, penjadwalan, penentuan prioritas, dan metode migrasi yang digunakan.
6 Migrasi, merupakan proses instalasi dan konfigurasi PC yang dimigrasi pada unit yang telah memberikan ijin migrasi. Selain itu pranata/tim teknis di unit kerja juga sudah melakukan backup data-data pada PC yang akan dimigrasi. Pada tahapan ini, tim UGOS melakukan secara bertahap berdasarkan informasi yang di dapat dari survey. Waktu migrasi sangat bervariasi, tergantung dari jumlah PC dan kenyamanan pengguna.
7 Pendampingan, merupakan proses mendampingi dan memberikan sedikit privat kepada pengguna dalam menggunakan sistem operasi Linux dan aplikasinya. Biasanya setelah migrasi, tim UGOS melakukan pendampingan selama 1 atau 2 minggu, waktu pendampingan tergantung dari tingkat adaptasi pengguna. Jika pengguna sudah merasa nyaman, akan dilanjutan pada migrasi dan pendampingan PC/person/bagian lain. Pengguna juga bisa diberikan penduan praktis penggunaan sistem operasi Linux dan Aplikasinya.
8 Helpdesk dan Support, merupakan tahapan ini bersifat dukungan dan troubleshooting terhadap permasalahan yang dihadapi pengguna. Support akan di agendakan secara berkala, dan pengguna dapat melakukan memanfaatkan fasilitas support online, telephony, bantuan langsung, dsb.
9 Pelatihan, setiap tahun tim UGOS selalu mengadakan pelatihan teknis. Pelatihan ini diharapkan memberikan pengetahuan dan skill bagi tim teknis unit kerja yang dimigrasikan, sehingga dapat secara mandiri melakukan migrasi dan menjadi helpdesk di unit masing-masing. Selain itu unit kerja juga bisa melakukan request pelatihan dengan materi pilihan.
